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四川省合作制公证处管理办法
发布日期:2018-05-15 信息来源:四川省司法厅 【字体:
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为深入推进公证体制创新,规范合作制公证处的运行和管理,根据《公证法》《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》《司法部关于推进合作制公证机构试点工作的意见》,结合我省实际,制定本管理办法。

第一章  总  则

第一条  合作制公证处是公证机构的组织形式之一。合作制公证处是依法设立,不以营利为目的,依法独立履行公证职能,承担民事责任的法定证明机构。

第二条  合作制公证处由符合条件的公证员自愿组合,共同参与,共同出资,不要国家编制和经费,依法设立开展公证业务。合作制公证处实行民主管理,按市场规律和自律机制运行。

第三条  合作制公证处的财产由合作人共有,以其全部资产对外承担有限责任。

第二章  设立与审批

第四条  设立合作制公证处的条件

(一)有5名以上公证员作为发起人,有不低于50万元人民币的开办资金;

(二)发起人政治素质高、社会责任感强,具有改革创新的共同理念和甘于奉献的协作精神,不具有公务员或事业人员身份;近3年内未受过行政处罚、行业惩戒或行政、党纪处分;年龄在60周岁以下,其中至少有3人执业满5年以上。牵头人应具有较强的领导能力和组织协调能力,以及业界公认的道德品质和业务素质;

(三)发起人中至少有3人为中共党员,发起设立后应建立党支部;

(四)符合《公证机构执业管理办法》规定的设立公证机构的其他条件。

现有公证机构改制为合作制的,应当有符合上述发起设立条件的人员,应当建立党支部。

第五条  设立申报的材料

申请设立合作制公证处,发起人应向所在地司法行政机关报送以下材料:

(一)设立申请书;

(二)拟采用的公证处名称;

(三)发起合作人名单、学历证明、简历、身份证和公证员执业证;

(四)其他公证员名单、学历证明、简历、身份证和公证员执业证;

(五)发起合作人通过的合作人章程;

(六)推选的公证处主任的基本情况及任职说明;

(七)出资协议书、验资证明;

(八)办公场地所有权或使用权证明;

(九)发起合作人共同制定的规章制度;

(十)其他需要提交的材料。

第六条  合作人章程的内容

(一)公证处的名称、执业场所;

(二)公证处的宗旨;

(三)公证处的组织形式、机构设置和最大规模人数;

(四)合作人会议的组成和职责;

(五)公证处主任的条件、职责及产生和变更程序;

(六)合作人的权利和义务;

(七)合作人新增、退出、除名的条件和程序;

(八)合作人争议的解决;

(九)开办资金的数额及来源;

(十)财务管理制度、分配制度及债务承担方式;

(十一)人员聘用的程序;

(十二)公证处变更、终止的条件和程序;

(十三)本章程的修改程序;

(十四)其他需要明确的事项。

合作人章程自公证处被批准成立之日起生效。设立后修改章程的,应报省司法厅批准。

第七条  合作制公证处主任依据《公证法》和合作人章程规定,由合作人会议选举产生,并经所在地司法行政机关核准报省司法厅备案。主任每届任期3-5年,可连选连任,具体任期由合作人章程规定。

合作制公证处副主任由主任推荐,经合作人会议表决通过。

第八条  设立合作制公证处的审批程序

(一)设立合作制公证处,由省司法厅根据司法部统一部署,结合我省实际制定实施方案;

(二)设立合作制公证处,在所在地司法行政机关领导下,由发起人组建;

(三)设立合作制公证处,由发起人向所在地司法行政机关申请,并逐级报省司法厅审核批准。

第九条  合作制公证处变更名称、办公场所、执业区域或者分立、合并的,由所在地司法行政机关审核后,逐级报省司法厅办理核准,报司法部备案。

第十条  合作制公证处由所在市(州)司法行政机关进行年度考核,并决定奖惩,结果报省司法厅备案。

第十一条  合作制公证处的人员规模应当适度。省司法厅根据公证机构的设置情况和公证业务的需要核定公证员配备方案,报司法部备案。

省司法厅和省公证协会可以根据公证行业发展情况限制公证处总人数,对公证处的公证员人数进行统筹调控;公证处的公证员助理配备不得超过公证员总数的2倍,公证处其他工作人员的配备应与工作需要相适应,不得盲目扩大聘用。

第三章  决策与监督

第十二条  合作制公证处的权利机构

合作制公证处的最高权力机构和决策机构是合作人会议。合作人会议的职责包括:

(一)决定公证处的发展规划;

(二)决定年度预决算方案,决定公证处的绩效分配方案;

(三)根据公证处章程选举、罢免公证处主任,决定新增、退出或者除名合作人;

(四)决定公证处重大财务支出及固定资产购置和处理;

(五)修改合作人章程,决定公证处内部规章制度;

(六)决定公证处分立、合并、解散及资产清算;

(七)其他重大事项。

第十三条  合作人会议的召开、召集和议事规则

(一)合作人会议的召开。合作人会议分为定期会议和临时会议。定期会议每半年召开1次。经1/3及以上合作人提议,可召开临时会议。合作人会议的召开,须有2/3以上的合作人到会方为有效;

(二)合作人会议的召集。合作人会议由公证处主任召集并主持。主任因故不能主持会议时,由副主任主持,主任、副主任均不能主持会议时,由监事会负责人主持;

(三)合作人会议的议事规则。合作人会议实行票决制,每名合作人占1票。合作人会议决议时,须经到会半数以上合作人通过方为有效;

(四)合作人会议研究决定问题,不得违反国家法律、法规和司法行政机关的管理规定。重大事项应向所在地司法行政机关报告,并报省司法厅备案。合作人会议作出的决定确有错误时,司法行政机关有权责令其撤销;造成重大损失和社会危害的,要追究其相关责任;

(五)合作人会议内容,应安排专人作记录,会后形成会议纪要,并将会议记录和会议纪要存档。

第十四条  合作制公证处设立主任会议制度。主任会议为合作人会议的常设执行机构和公证处的办事机构。主任会议由公证处主任召集,由公证处主任、副主任和公证处章程规定的人员组成。根据需要可召开主任(扩大)会议,增加各部门负责人或部分合作人参加。

第十五条  主任会议的主要职责

(一)提出议案供合作人会议讨论决定;

(二)推荐合作人人选、公证处主任、副主任人选;

(三)执行合作人会议的决议,负责安排部署公证处日常工作;

(四)制定公证处年度财务预算规划,初审财务决算报表,编制收入分配方案;

(五)合作人会议授予的其他职责。

第十六条  合作制公证处应设立监事会。监事会的人员一般不少于三人,监事会设监事长一名、监事若干名,合作人较少规模较小的公证处,可以设一至二名监事,不设监事会。监事应当包括合作人和除合作人之外的职工代表,职工代表人数一般占监事总人数的1/3。监事任期与公证处主任任期相同,公证处主任、副主任不得任监事会成员。监事会的人数、选举办法、工作职责、议事规则等由合作人章程规定。

第十七条  监事会及监事的主要职责

(一)列席主任会议、合作人会议,对会议决议事项提出质询或建议,审核会议记录并签名。但对会议内容保密不得泄露,并不得非法干扰主任会议、合作人会议的召开;

(二)对主任、副主任、部门负责人、财务人员执行职务的行为进行监督;

(三)提议召开临时合作人会议;

(四)向合作人会议提出监督议案。

第十八条  合作制公证处应设立职工代表大会制度(以下简称"职代会"),合作人较少规模较小的合作制公证处可设立职工大会制度。职代会(职工大会)是公证处实行民主管理的基本形式,是职工行使民主管理权力的机构。工会依照法律规定通过职代会(职工大会)组织职工参与本单位的民主决策、民主管理和民主监督。合作制公证处的职代会(职工大会)每年召开一次。

职代会(职工大会)的职责包括:代表职工签订集体劳动合同、审议公证处福利方案、组织劳动竞赛、向合作人会议提出发展建议、维护职工权利。

第十九条  合作制公证处应建立工会、青年和妇女组织。

第四章  合作人

第二十条  合作人是指符合本办法和合作人章程规定的条件,经合作人会议通过的本处公证员。

第二十一条  任合作人的条件和程序

(一)年龄60周岁以下,不具有公务员或事业人员身份,近3年内未受过行政处罚、行业惩戒或行政、党纪处分的执业公证员;

(二)拥护中国共产党的领导;

(三)本人申请,承认本处章程和合作人协议并按规定出资;

(四)公道正派,遵纪守法,品行良好;

(五)符合合作人章程规定的其他条件,经两名以上合作人书面推荐,并经合作人会议通过;

(六)逐级报省司法厅和省公证协会备案。

第二十二条  合作人的权利和义务

(一)权利

1.参加合作人会议,行使表决权;

2.担任公证处主任、副主任的选举权和被选举权;

3.监督本处财务和收支情况以及合作人会议决议的执行情况;

4.获得养老、医疗、住房公积金和其他社会保障;

5.按合作人章程规定享受劳务绩效;

6.合作人章程规定的其他权利。

(二)义务

1.忠实履行公证员职责,遵守合作人章程和本处规章制度,遵守职业道德和执业纪律;

2.按合作人章程规定出资、退资、承担本处债务;

3.执行合作人会议决议;

4.合作人章程规定的其他义务。

第二十三条  合作人出资及合作人资格不得转让。夫妻和直系亲属不得同时担任同一公证处的合作人。

第二十四条  合作人的退出

合作人有下列情况之一,经合作人会议决定,不再担任合作人:

(一)本人申请退出合作人的;

(二)年满65周岁的;

(三)因身体或精神原因不能正常履行职务,连续达6个月以上的;

(四)丧失民事行为能力的;

(五)本人出具的公证书出现严重错误,造成重大负面影响,或者给公证处造成重大损失的;

(六)经核实被认定为与当事人共谋或故意出具虚假公证文书的;

(七)被判处刑罚的;

(八)被吊销公证员执业证的;

(九)无正当理由,未在公证处履行职责2个月以上的;

(十)无正当理由,连续2次或者2年内2次不出席合作人会议的;

(十一)不履行合作人义务或者不执行合作人会议决议,经批评教育拒不改正的。

合作人退出时,根据不同情况,由主任会议提出退出方案,经合作人会议表决通过。

属上款第(一)至第(四)项情形退出的合作人,根据当年财务状况从公共积累中退还原始出资,并可根据合作人章程规定取得适当退出费。

属上款第(五)至第(十一)项情形退出的合作人,不予退还其原始出资,同时丧失获得退出费的权利。

第五章  内部管理

第二十五条  合作制公证处主任的职责

(一)公证处主任为公证处法定代表人,代表公证处对外行使权利,承担责任;

(二)制定公证处发展规划和年度工作计划,组织完成各项目标任务;

(三)根据章程规定,负责本处副主任及其他人员的工作安排,明确岗位责任,做好本处人员的业绩考核等工作,决定本处人员的奖惩和按有关人事规定辞退不称职的人员;

(四)负责公证质量管理。建立健全本处公证质量管理制度,落实公证质量管理规定,依据法律法规和本处规章制度处罚违反质量管理规定的行为;

(五)管理公证处财务。制定分配方案报合作人会议通过,在合作人章程规定的权限内决定公证处经费开支;按照规定设立事业发展基金、风险赔偿基金、社保基金、培训基金;按时足额交纳协会会费;

(六)负责公证处业务发展。负责重大公证事项受理,组织对疑难案件的讨论;负责公证事项审批;决定公证人员回避,以及公证费减免和错误公证书的撤销;

(七)召集合作人会议,主持召开主任会议,组织实施合作人会议决议,向省、市(州)司法行政机关和公证协会汇报工作,听取意见,接受监督;

(八)行使合作人章程规定的其他权力,完成司法行政机关和协会交办的工作任务。

第二十六条  公证员的权利义务

(一)权利

1.劳动权。在公证处办理与自己能力水平相当的公证业务,接受群众来电来访,承担或开展公证专题研讨,研究并解决公证业务疑难问题,撰写公证理论与实务研讨文章参与业务交流;

2.获取报酬权。按照章程规定和合作人会议决议,获取与工作岗位和绩效相当的劳动报酬;

3.成为合作人。符合本规定第二十一条所规定条件的公证员,可以成为本处的合作人;

4.监督本处财务收支情况、合作人会议决议执行情况;

5.依法获得养老、医疗、住房公积金及其他社会保障;

6.合作人章程规定的其他权利。

(二)义务

1.依法履行公证员职责,遵守公证处的规章制度;

2.有公务员或事业人员身份的要辞去公职;

3.对出具的公证书依法承担执业责任;

4.执行合作人会议决议,服从工作安排,履行合作人章程规定的其他义务。

第二十七条  合作制公证处执业纪律

(一)坚持客观、公正的原则办理公证,确保所出具的公证书真实、合法;

(二)防止错证,杜绝假证;不办人情证、关系证;不参与降价收费等不正当竞争,不跨越执业区域招揽公证业务;不向客户支付回扣,不指使公证员助理独立办证;

(三)严格遵守职业道德和执业纪律,主动接受主管司法行政机关、行业协会管理与指导,自觉接受社会监督;

(四)执业公证员和公证员助理应当佩挂胸牌,持证上岗;

(五)按规定建立人事、财务、分配、质量、奖惩、赔偿、档案等内部管理制度,并报省司法厅和所在市(州)司法行政机关备案;

(六)对公证员、公证员助理等进行年度考核,并将考核情况报主管司法行政机关和公证协会;

(七)履行公证法律援助义务,承担社会责任,完成主管司法行政机关和行业协会安排的任务。

第二十八条  人员管理

(一)合作制公证处实行全员合同制,公证处应与全体员工签订劳动合同,按规定为全体员工购买"五险一金"。公证处聘用退休人员须签订劳务合同。

(二)合作制公证处聘用公证员助理及其他工作人员应遵守《劳动法》《劳动合同法》和司法部、省司法厅、公证协会的相关规定。

(三)合作制公证处应当建立健全公证人员任用、培训、考核、奖惩、晋升等管理制度,规范人员管理;

(四)合作制公证处应当建立公证员助理管理制度,加强对公证员助理管理和监督。

(五)公证员助理违反《四川省公证员助理管理规定(试行)》有关规定,不能再担任公证员助理的,公证处应当将其调离公证员助理岗位,并给予降薪等相应惩处。情节严重的,应当解除劳动合同。涉嫌犯罪的,应当移交司法机关。

第二十九条  财务管理

(一)合作制公证处实行独立核算、自负盈亏、依法纳税、核定总额下的自主分配;

(二)合作制公证处应当严格按照本省公证服务收费项目和收费标准统一收取公证费,不得超标准收费和低于收费标准下限收费,不得自行增加和减少收费项目;减免公证服务收费,必须按规定办理;

(三)合作制公证处用于分配的总额不得超过业务总收入(税前)的40%。年利润超过15%的,可以适当提高分配总额比例,但最高不得超过48%;

(四)合作制公证处应当建立绩效工资制,可参照事业单位实行文员等级+绩效工资的方式核定绩效;不得实行提成工资制,基础工资不得低于当地最低工资标准。确定为专职主任(副主任)的,其工资可按本处公证员平均工资的倍数确定;

(五)合作制公证处可以在当年盈余中提取20%作为合作人的奖励金,但奖励金的实际发放额不能超过合作人初始投资额的50%;

(六)合作制公证处在依法缴纳税费和扣除各项成本性开支后,应当提取不少于当年盈余总额的30%作为事业发展基金;提取不少于本年度人员工资总额的2%作为培训基金;按规定参加公证执业责任保险;按规定提留工会会费、教育基金、福利基金;按合作人章程设立和提取主任基金;

(七)合作制公证处应按当年总收入的各3%,按时足额交纳公证协会会费和风险赔偿基金(其中2%按规定上缴,1%留在本处备用)。风险赔偿基金应设立专户,单独管理,随时接受司法行政机关和公证协会的监督检查;

(八)合作制公证处应设立财务部,明确财务负责人,设置会计和出纳岗位,实行统一收费,统一入账,统一出票。认真贯彻执行《会计法》和国家财务管理规定,强化财务基础管理,认真编制各类报表,按照会计电算化的要求,做好会计资料的录入、维护、备份、归档工作;

(九)合作制公证处应建立并落实资产管理制度,做好固定资产的登记、管理、建档工作。公证处存续期间,其财产不得随意转移、挪用和分割。违反规定侵吞公共资产的,按相关法律规定处理;

(十)合作制公证处应按年度向省、市(州)司法行政机关、公证协会报送审计报告和财务报表。

第六章  终止与清算

第三十条  合作制公证处有下列情形之一的,应当终止:

(一)公证员不足5人,且6个月内不能补齐的;

(二)资产不足100万元,且3个月内不能补足的;

(三)连续两年亏损的;

(四)两年内两次被停业整顿的;

(五)合作人会议决定终止的;

(六)法律、法规规定应当终止的其他情形。

合作制公证处终止由所在地司法行政机关逐级报省司法厅批准。

第三十一条  合作制公证处终止时应对财产进行清算。清算应由合作人、主管司法行政机关和公证协会指定的工作人员共同成立清算小组实施,并负责处理一切善后事务。

第三十二条  合作制公证处终止后的债务清偿,应参照《公司法》等相关法律规定进行。清偿时应当先行支付公证处员工工资、劳动保险费、税费,然后再清偿普通债务。清算后的剩余资产,按非营利法人有关规定处理。

第三十三条  清算期间,合作制公证处的公证员不得执业。

第三十四条  合作制公证处终止后,清算小组应将文件、财务账簿和公证文书登记簿、公证档案全部移交所在地档案馆保管或委托公证协会保管;留存的公证责任保险金应移交省公证协会用于档案后续保管和风险赔偿。公证处印章应送交省级司法行政机关并向其申请注销,省级司法行政机关应于接到申请注销之日起1个月内公告注销。

第七章  附  则

第三十五条  违反本管理办法的,按照相关法律法规和公证行业规定追究责任。

第三十六条  本管理办法自2018年5月1日实施,原《四川省司法厅关于合作制公证处内部管理的暂行规定》(川司法〔2009 〕318号)同时废止。

第三十七条  本管理办法由四川省司法厅负责解释。

责任编辑:杨茂
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